Cómo se gestiona tu comunicación

Cualquier comunicación se gestionará de conformidad con la Política y el Procedimiento aprobados por la compañía, cuyos principios esenciales se trasladan a continuación. En este sentido, se asignará un código de caso único a tu comunicación y recibirás un código de verificación que confirma la recepción de la misma.

Utilizando los códigos de denuncia y verificación podrás consultar si has recibido respuestas sobre tu comunicación y enviar información adicional. El Responsable del Sistema Interno de Información de 3P, es decir el Compliance Officer, realizará una evaluación de tu comunicación para determinar cómo debe ser gestionada, desarrollando su trabajo de manera autónoma e independiente y no recibirá instrucciones de ningún tipo en su ejercicio. Cuando se reciba una comunicación por parte de los Informantes, el Responsable del Canal Interno acusará recibo de la misma en un plazo máximo de siete (7) días naturales desde su recepción, salvo que ello pudiera poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.

El plazo para que el Responsable lleve a cabo las actuaciones de investigación que correspondan no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió acuse de recibo al Informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo en cuyo caso podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales. Durante la investigación, el Responsable practicará las entrevistas, comunicaciones con el Informante y diligencias que considere oportuno respetando los principios de confidencialidad y los plazos indicados anteriormente, pudiendo solicitar información adicional al Informante. En este sentido, la persona afectada tendrá derecho a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser oída en cualquier momento garantizando al mismo tiempo el buen fin de la investigación. Es una obligación respetar la presunción de inocencia y el honor de estas personas. Cuando la comunicación sea remitida por canales que no sean ni este Canal Interno ni el Canal Externo que se indica a continuación, o a personas de la compañía que no sean los Responsables de su tratamiento, estas personas deberán garantizar la confidencialidad de la comunicación y remitirla inmediatamente al Responsable en todo caso. De lo contrario, podrá tipificarse como infracción muy grave. Todas las comunicaciones recibidas serán tratadas en estricto cumplimiento de lo establecido por la normativa aplicable en materia de protección de datos de carácter personal. Cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito, serán remitidos con carácter inmediato al Ministerio Fiscal. Adicionalmente a este canal interno, cuyo uso es preferencial, también podrás presentar esta comunicación:

1. Solicitando una reunión presencial con el Compliance Officer, la cual se mantendrá dentro del plazo máximo de siete días; o
2. A través del Canal Externo, que de conformidad con la normativa aplicable consiste en la autoridad Independiente de Protección del Informante, ya sea directamente o habiendo realizado una comunicación previa a través del Canal Interno

Protección de datos de carácter personal

Los tratamientos de datos personales que se deriven del uso del Canal Interno o de la gestión de las comunicaciones realizadas a través del mismo se regirán por la normativa aplicable en esta materia, en concreto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales. En cumplimiento de la mencionada normativa, se traslada a todos los Informantes la siguiente información: - El responsable del tratamiento de sus datos personales será la entidad 3P Biopharmaceuticals, S.L.U., pudiendo contactar con la persona encargada de esta materia en la siguiente dirección de correo electrónico: complianceofficer@3pbio.com En esta dirección los Informantes podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación o supresión, la limitación de su tratamiento, oposición así como el derecho a la portabilidad de sus datos. También podrán presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos. - La licitud del tratamiento de los datos está basada en el artículo 6.1 c) del Reglamento (UE) 2016/679, siendo necesario para el cumplimiento de una obligación legal, y únicamente serán tratados para gestionar las comunicaciones recibidas a través del Canal Interno. Únicamente tendrán acceso a sus datos de carácter personal:

1. El Responsable del Sistema Interno de Información. ; o
2. El responsable de Recursos Humanos para, cuando corresponda, la adopción de medidas disciplinarias.
3. El responsable de los servicios jurídicos para, cuando corresponda, la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
4. Los encargados de tratamiento que eventualmente se designen únicamente con el fin de dar soporte en materia de IT al Canal Interno de información, exigiendo la más estricta confidencialidad y cumplimiento de la normativa aplicable.

• Los datos personales se conservarán durante el plazo máximo permitido por la normativa aplicable.
• El Informante tendrá derecho a que su identidad no sea revelada a terceras personas..
• Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la compañía.